Summary of Transportation Management and Distribution

Summary of Transportation Management and Distribution

TRANSPORTATION IS THE MOST expensive logistics activity, representing over 40 percent of most corporations’ logistics expense.

1. Definitions:

The management of transportation operations of all types, including tracking and managing every aspect of vehicle maintenance, fuel costing, routing and mapping, warehousing, communications, EDI implementations, traveller and cargo handling, carrier selection and management, accounting.

Transportation Management is a system designed to manage transportation operations.

The Logistics of Transportation are including:

• Transportation network design

• Shipment management

• Container/fleet management

• Carrier management

• Freight management

Transportation master planning leads corporations to an optimal transportation solution for their supply chain, addressing the five activities in the logistics of transportation. In turn, the methodology addresses

• Transportation activity profiling and data mining

• Transportation performance measures

• Logistics network design

• Shipment planning and management

• Fleet, container, and yard management

• Carrier management

• Freight and document management

• Transportation management systems

• Transportation organization design and development

2. TMS (Transportation Management System)

A TMS usually "sits" between an ERP or legacy order processing and warehouse/distribution module. A typical scenario would include both inbound (procurement) and outbound (shipping) orders to be evaluated by the TMS Planning Module offering the user various suggested routing solutions. These solutions are evaluated by the user for reasonableness and are passed along to the transportation provider analysis module to select the best mode and least cost provider. Once the best provider is selected, the solution typically generates electronic load tendering and track/trace to execute the optimized shipment with the selected carrier, and later to support freight audit and payment (settlement process). Links back to ERP systems (after orders turned into optimal shipments), and sometimes secondarily to WMS programs also linked to ERP are also common.

Transportation management systems manage four key processes of transportation management:

1. Planning and decision making – TMS will define the most efficient transport schemes according to given parameters, which have a lower or higher importance according to the user policy: transport cost, shorter lead-time, fewer stops possible to ensure quality, flows regrouping coefficient, etc.
2. Transportation Execution – TMS will allow for the execution of the transportation plan such as carrier rate acceptance, Freight Audit and Payment, Freight Procurement, Multi-modal transportation, carrier dispatching, EDI etc..
3. Transport follow-up – TMS will allow following any physical or administrative operation regarding transportation: traceability of transport event by event (shipping from A, arrival at B, customs clearance, etc.), editing of reception, custom clearance, invoicing and booking documents, sending of transport alerts (delay, accident, non-forecast stops…)
4. Measurement – TMS have or need to have a logistics key performance indicator (KPI) reporting function for transport.

Various functions of a TMS include but not limited to:

• Planning and optimizing of terrestrial transport rounds
• Inbound and outbound transportation mode and transportation provider selection
• Management of motor carrier, rail, air and maritime transport
• Real time transportation tracking
• Service quality control in the form of KPI's (see below)
• Vehicle Load and Route optimization
• Transport costs and scheme simulation
• Shipment batching of orders
• Cost control, KPI (Key performance indicators) reporting and statistics
• Typical KPIs include but not limited to:
1.  % of On Time Pick Up or Delivery Performance relative to requested
2. Cost Per Metric - mile; km; Weight; Cube; Pallet
3. Productivity in monetary terms, e.g. $/lb or $/shipping unit
4. Productivity in operational terms, e.g. shipping units/order or weight/load

3. Transportation Optimization

The overall goal in transportation should be to connect sourcing locations with customers at the lowest possible transportation cost within the constraints of the customer service policy.

The highest level transportation optimization equation can be expressed as follows:

A. Minimize: Total Transportation Costs (TTC)

The total transportation costs (TTC) include:

• Freight

• Fleet

• Fuel

• Maintenance

• Labour

• Insurance

• Loading/unloading

• Insurance

• Demurrage/detention

• Taxes/tolls

• International fees

B. Subject to: Customer Service Policy (CSP) Requirements

The optimal transportation solution must also satisfy the requirements set forth in the CSP, including:

• Response time requirements (arrive before)

• Time windows (arrive after/depart before)

• Volume requirements (cube or weight delivered between each origin and

   Destination)

• Frequency requirements (shipments per time period)

• Minimal damage in route

At the same time, the optimal transportation solution must not exceed the following:

• Lane capacities (cube, weight, travel speed, or frequency restrictions  

   between origins and destinations)

• Vehicle capacities (cube, weight, or operating hour restrictions per vehicle)

• Container capacities (cube, weight, balance, or dimensional restrictions per

   container)

• Workforce capacities (restrictions on consecutive operating hours or lifting)

• Workload imbalances (restrictions on workload imbalances amongst

   transportation professionals)

4. TRANSPORTATION ACTIVITY PROFILING AND DATA MINING

Transportation activity profile (TAP) must be accurate, thorough, and representative of current and future transportation activity to yield reliable transportation solutions.

• Shipment frequencies

• Cube-per-shipment distributions

• Weight-per-shipment distributions

• Value-per-shipment distributions

• Shipment classifications

• Origin-destination time windows

• In-transit time requirements

• Mode and carrier availability and capacities

• Transportation rates

• Carrier on-time performance statistics

• Claims and loss rates

• Average and deviant travel times and speeds

• Distances

5. TRANSPORTATION PERFORMANCE MEASURES

     A. Financial Metrics

  Transportation financial metrics should include total transportation costs and   

  related ratios, as well as economic values for fleet assets.

- Total Transportation Costs and Cost Ratios

- Transportation Asset Economic Value Analysis

    B. Productivity Metrics

       - Transportation Asset Productivity and Utilization (Two main assets are container

         & Vehicle)

       - Transportation Operator Productivity

    C. Quality Metrics

       • Claims-free shipment percentage

       • Damage-free shipment percentage

       • Distance between accidents

• On-time arrival percentage (OTAP)

• On-time departure percentage (OTDP)

• Perfect delivery percentage (PDP)

• Perfect Route Percentage (PRP)

     D. Cycle Time Metrics

            • In-transit time (ITT) Point-to-point in-transit times by driver, carrier, lane, and

   location.

• In-transit time variability Point-to-point in-transit time variability by driver,

   carrier, land, and location.

• Vehicle load/unload time Vehicle loading and unloading times at each

   pickup/delivery location by driver, carrier, lane, and location.

• Detention time, Time spent waiting for loading or unloading at a

   pickup/delivery location due to dock congestion and/or delays caused by

   the shipper or consignee.

• Delayed in traffic time The time spent idling or at reduced speed due to

   traffic congestion for each driver, carrier, lane, and pickup/delivery

   location.

Source of references:

1. Edward Frazer, The logistic of Supply Chain Management-Supply chain strategy,

    Chapter 7 (Management Transportation and distribution)

2. ORACLE, TRA2008 – Lubljana April 21-24,2008

3. Magic Quadrant for Transportation Management Systems, 2007, C. Dwight

    Klappich

Pertanyaan seputar Hukum Maritime

1. Apa yang di maksud kapal?

Menurut UU RI No.17 Tahun 2008 tentang Pelayaran, Pasal 1 angka 36:

Kapal adalah Kendaraan air dengan bentuk dan jenis tertentu, yang digerakkan dengan tenaga angin, tenaga mekanik, energi lainnya, ditarik atau ditunda, termasuk kendaraan yang berdaya dukung dinamis, kendaraan di bawah permukaan air, serta alat apung dan bangunan terapung yang tidak berpindah-pindah.

2. Apa yang dimaksud dengan Perusahaan Pelayaran National?

Menurut Keputusan Menteri Perhubungan No. KM 33 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan

dan Pengusahaan Angkutan Laut, Pasal 1 angka 7:

Perusahaan Angkutan Laut Nasional adalah perusahaan angkutan laut berbadan hukum Indonesia (Indonesian national shipping company) yang melakukan kegiatan angkutan laut di dalam wilayah perairan Indonesia dan atau dari dan ke pelabuhan di luar negeri. Perusahaan angkutan laut nasional dapat berupa badan hukum yang keseluruhan sahamnya dimiliki oleh Warga Negara Indonesia (WNI) atau badan hukum Indonesia maupun dalam bentuk kerjasama dengan asing (PMA/joint venture) asalkan telah memenuhi persyaratan yang diatur dalam UU nomor 17 tahun 2008 tentang Pelayaran, Keputusan Menteri Perhubungan No. KM 33 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan dan Pengusahaan Angkutan Laut khususnya dalam Pasal 20 serta peraturan perundang-undangan lainnya yang berkaitan:

PASAL 20 KM 33 TAHUN 2001:

(1). Perusahaan angkutan laut nasional atau badan hukum Indonesia atau warga negara Indonesia dapat melakukan kerjasama dengan perusahaan angkutan laut asing atau badan hukum asing atau warga negara asing dalam bentuk (usaha patungan joint venture) dengan membentuk satu perusahaan angkutan laut nasional.

(2). Perusahaan angkutan laut patungan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib memiliki kapal berbendera Indonesia yang laik laut sekurang-kurangnya 1 (satu) unit ukuran GT.5000 (lima ribu).

(3). Ketentuan persyaratan untuk memperoleh izin usaha sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 butir a,c,d,e dan f berlaku pula terhadap persyaratan pendirian perusahaan angkutan laut yang melakukan usaha patungan (joint venture).

3. Jika perusahaan angkutan laut asing dapat mendirikan perusahaan angkutan laut national dengan berpatungan dengan perusahaan national apakah atas batas kepemilikan saham asing atas perusahaan patungan joint venture tersebut ?

Sesuai dengan UU Pelayaran No 17 / 2008 Bab V Pasal 158 Ayat (2) Kapal yang dapat di daftar di Indonesia yaitu (sesuai Ayat 2 (c )) kapal milik badan hukum Indonesia yang merupakan usaha patungan yang mayoritas sahamnya dimiliki oleh warga Negara Indonesia. Mengenai batasan kepemilikan saham asing dalam perusahaan patungan joint venture atau apakah bidang usaha tersebut tertutup untuk penanaman modal diatur dalam Peraturan Presiden nomor 77 tahun 2007 tentang Daftar Bidang Usaha Yang Tertutup dan Bidang Usaha Yang Terbuka Dengan Persyaratan Di Bidang Penanaman Modal sebagaimana telah dirubah dengan Peraturan Presiden nomor 111 Tahun 2007. Untuk bidang usaha pelayaran yang terbuka untuk penanaman modal maksimal kepemilikan saham yang diperbolehkan oleh asing hanya sebesar 49 (empat puluh sembilan) persen.

4. Definisi Perusahaan Angkutan Laut Asing

Menurut Keputusan Menteri Perhubungan No. KM 33 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan dan Pengusahaan Angkutan Laut, Pasal 1 angka 8:

Perusahaan Angkutan Laut Asing adalah perusahaan angkutan laut berbadan hukum asing (foreign shipping company) yang kapal-kapalnya melakukan kegiatan angkutan laut ke dan dari pelabuhan Indonesia.

Menurut UU RI No.17 Tahun 2008 tentang Pelayaran:

Pasal 11, ayat 4 dan 5 UU no 17 Tahun 2008:

(4) Perusahaan angkutan laut asing hanya dapat melakukan kegiatan angkutan laut ke dan dari pelabuhan Indonesia yang terbuka bagi perdagangan luar negeri dan wajib menunjuk perusahaan nasional sebagai agen umum.

(5) Perusahaan angkutan laut asing yang melakukan kegiatan angkutan laut ke atau dari pelabuhan Indonesia yang terbuka untuk perdagangan luar negeri secara berkesinambungan dapat menunjuk perwakilannya di Indonesia.

5. Apa yang dimaksud oleh Kapal Berbendera Indonesia?

Menurut Keputusan Menteri Perhubungan No. KM 33 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan dan Pengusahaan Angkutan Laut, Pasal 1 angka 11:

Kapal Berbendera Indonesia adalah kapal yang memiliki kebangsaan Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Menurut Pasal 158 UU nomor 17 Tahun 2008 tentang Pelayaran:

(1) Kapal yang telah diukur dan mendapat Surat Ukur dapat didaftarkan di Indonesia oleh pemilik kepada Pejabat Pendaftar dan Pencatat Balik Nama Kapal yang ditetapkan oleh Menteri.

(2) Kapal yang dapat didaftar di Indonesia yaitu:

a. kapal dengan ukuran tonase kotor sekurang-kurangnya GT 7 (tujuh GrossTonnage);

b. kapal milik warga negara Indonesia atau badan hukum yang didirikan berdasarkan hukum Indonesia dan berkedudukan di Indonesia; dan

c. kapal milik badan hukum Indonesia yang merupakan usaha patungan yang mayoritas sahamnya dimiliki oleh warga negara Indonesia.

(3) Pendaftaran kapal dilakukan dengan pembuatan akta pendaftaran dan dicatat dalam daftar kapal Indonesia.

(4) Sebagai bukti kapal telah terdaftar, kepada pemilik diberikan grosse akta pendaftaran kapal yang berfungsi pula sebagai bukti hak milik atas kapal yang telah didaftar. (5) Pada kapal yang telah didaftar wajib dipasang Tanda Pendaftaran.

6. Definisi Kapal Asing

Menurut UU RI No.17 Tahun 2008 tentang Pelayaran, Pasal 1 angka 39:

Kapal Asing adalah kapal yang berbendera selain bendera Indonesia dan tidak dicatat dalam daftar kapal Indonesia

7. Apakah kapal bendera Indonesia dapat dimiliki oleh perusahaan Asing?

Tidak boleh karena Indonesia menganut sistem “closed registry” dan menurut Pasal 158 Ayat (2)UU RI No.17 Tahun 2008 tentang Pelayaran, kapal yang dapat didaftar di Indonesia yaitu:

a. kapal dengan ukuran tonase kotor sekurang-kurangnya GT 7 (tujuh GrossTonnage);

b. kapal milik warga negara Indonesia atau badan hukum yang didirikan berdasarkan hukum Indonesia dan berkedudukan di Indonesia; dan

c. kapal milik badan hukum Indonesia yang merupakan usaha patungan yang mayoritas sahamnya dimiliki oleh warga negara Indonesia.

8. Apakah persyaratan untuk mendapatkan izin usaha angkutan laut untuk perusahaan national?

Persyaratan untuk mendapatkan izin usaha angkutan laut nacional secara umum dapat dilihat pada pasal 29 UU RI No.17 Tahun 2008 tentang Pelayaran yaitu:

Pasal 29 UU nomor 17 tahun 2008 tentang Pelayaran:

(1) Untuk mendapatkan izin usaha angkutan laut sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) badan usaha wajib memiliki kapal berbendera Indonesia dengan ukuran sekurangkurangnya GT 175 (seratus tujuh puluh lima Gross Tonnage).

(2) Orang perseorangan warga negara Indonesia atau badan usaha dapat melakukan kerja sama dengan perusahaan angkutan laut asing atau badan hukum asing atau warga negara asing dalam bentuk usaha patungan (joint venture) dengan membentuk perusahaan angkutan laut yang memiliki kapal berbendera Indonesia sekurang-kurangnya 1 (satu) unit kapal dengan ukuran GT 5000 (lima ribu Gross Tonnage) dan diawaki oleh awak berkewarganegaraan Indonesia.

Persayaratan khusus dan tata cara untuk mendapatkan izin usaha pelayaran diatur dalam KM nomor 33 tahun 2001 tentang Penyelenggaraan dan Pengusahaan Angkutan Laut khususnya pada Bab III.

9. Apakah kapal bendera Asing dapat dimiliki oleh perusahaan Indonesia?

Hal ini harus sesuai dengan peraturan atau hukum tentang pelayaran dari negara bendera kapal tersebut. Sebagian negara seperti contoh Panama atau Liberia (yang menjalankan open registry - atau flag of convenience) memperbolehkan tetapi sebagian negara membatasi dan sebagian sama sekali tidak diperbolehkan.

10. Apa itu PPKA?

PPKA adalah Persetujuan Kelonggaran Syarat Bendera (Dispensasi) Penggunaan Kapal Asing Angkutan Laut Dalam Negeri.

11. Apa itu PKKA?

Menurut Keputusan Menteri Perhubungan No. KM 33 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan dan Pengusahaan Angkutan Laut, Pasal 50:

PKKA adalah Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing

12. Apakah ada batas tahun pengoperasian kapal asing ?

Sesuai dengan KM 33/2001 Pasal 5 ayat 1 (a) penggunaan kapal asing dibatasi maksimal 20 tahun.

13. Apakah semua kapal asing harus menggunakan PPKA untuk beroperasi di Indonesia?

Diharuskan sesuai dengan Pasal 5 ayat 2 KM 33 tahun 2001, yang berbunyi sebagai berikut:

”Penggunaan kapal asing untuk angkutan laut dalam negeri sebagaimana dimaksud pada pasal 4 ayat (1), sebelum dioperasikan oleh perusahaan angkutan laut nasional selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja wajib dilaporkan dan diterima Direktur Jenderal menurut contoh pada lampiran I Keputusan ini, untuk selanjutnya dapat diberikan kelonggaran syarat bendera (dispensasi) menurut contoh pada Lampiran II Keputusan ini.” Kapal asing yang tidak memenuhi persyaratan PPKA ini dilarang beroperasi di wilayah perairan Indonesia dan tidak diberikan pelayanan di pelabuhan Indonesia.

14. Untuk batas waktu penggunaan kapal asing terdapat perbedaan yaitu:

1. Berdasarkan Pasal 341 UU No 17/2008 tentang Pelayaran (UU Pelayaran) disebutkan bahwa kapal asing yang saat ini masih melayani kegiatan angkutan laut dalam negeri tetap dapat melakukannya kegiatannya paling lama 3 tahun terhitung sejak tanggal berlakunya UU ini yaitu tanggal 7 Mei 2008.

2. Sedangkan berdasarkan Pasal 3 (1) g, h, i KM 71 Tahun 2005 batas waktunya paling lambat

adalah 1 Januari 2011.

Dengan perbedaan tersebut, timbul pertanyaan batas waktu manakah yang berlaku?

Pertama yang harus diperhatikan adalah, jangka waktu yang diatur dalam UU no 17/2008 hanya untuk kapal asing yang sudah beroperasi/melayani kegiatan angkutan dalam negeri sebelum UU no 17/2008 itu berlaku. Tetapi setelah berlakunya UU no 17/2008 (tanggal 7 Mei 2008), apabila ada kapal asing yang baru

mau beroperasi/melayani kegiatan angkutan dalam negeri maka berlaku ketentuan Pasal 8 dan Pasal 284 UU No 17/2008 yaitu berupa larangan bagi kapal asing untuk melakukan kegiatan angkutan dalam negeri.

Berdasarkan Pasal 353 UU No 17/2008 disebutkan bahwa pada saat berlakunya UU Pelayaran ini, segala peraturan pelaksanaan UU No 21 Tahun 1992 (UU Pelayaran lama) dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan atau belum diganti dengan yang baru berdasarkan UU No 17/2008. Dalam hal ini KM 71 Tahun 2005 yang merupakan peraturan pelaksanaan UU no 21/1992 (UU Pelayaran lama) tetap berlaku hanya mengenai aturan-aturan yang tidak bertentangan dengan UU no 17/2008. Masalah ini menjadi dilemma untuk semua stakeholder tetapi sesuai penjelasan dari Dephub Pasal 341 UU 17/2008 harus dilihat sebagai “nafas” dan bukan celah dalam melaksanakan implementasi azas cabotage.

15. Bagaimana dengan pengertian Undang Undang atau KM yang bertentangan dengan UU

nomor 17 tahun 2008 ?

Sesuai Pasal 353 UU no 17/2008 dinyatakan sebagai berikut: “Pada saat Undang-Undang ini berlaku semua peraturan pelaksanaan Undang-Undang Nomor 21 Tahun 1992 tentang Pelayaran dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan atau belum diganti dengan yang baru berdasarkan Undang-Undang ini.” Dengan demikian semua peraturan pelaksanaan sebelumnya tetap berlaku asalkan tidak bertentangan dengan UU no 17 tahun 2008 dan jika bertentangan harus mengacu kepada UU nomor 17 tahun 2008.

16. Apa sanksi pelanggar cabotage ?

Sanksi atas pelanggaran asas cabotage diancam dengan ancaman pidana sebagaimana diatur dalam Pasal 284 UU nomor 17 tahun 2008, yaitu:

“setiap orang yang mengoperasikan kapal asing untuk mengangkut penumpang dan/atau barang antarpulau atau antarpelabuhan di wilayah perairan Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 tahun dan denda paling banyak RP 600,000,000 (enam ratus juta rupiah).” Selain sanksi pidana, pelanggaran asa cabotage juga dapat dikenakan sanksi administratif sebagaimana diatur dalam Pasal 59 UU nomor 17 Tahun 2008, berupa:

a. Peringatan;

b. Denda administratif;

c. Pembekuan izin atau pembekuan sertifikat;

d. Pencabutan izin atau pencabutan sertifikat.

17. Apakah ada batas umur kapal untuk impor?

Berdasarkan pada Keppres nomor 22 Tahun 11998 dalam Pasal 3 disebutkan bahwa impor kapal niaga dan atau kapal ikan dalam keadaan baru dan bukan baru dilakukan sesuai dengan Ketentuan Umum Di Bidang Impor yang ditetapkan oleh Menteri Perindustrian dan Perdagangan. Selanjutnya dalam Permendag 57/M-DAG/PER/12/2008 batas umur kapal yang ditentukan adalah tidak lebih tua dari 25 tahun.

18. Apa itu klarifikasi INSA?

Informasi yang dikeluarkan DPP INSA yang dijadikan sebagai lampiran dalam permohonan Pemberitahuan Pengoperasian Kapal Asing (PPKA) oleh Perusahaan angkutan laut nasional kepada Dirjen Hubla. Klarifikasi dilakukan untuk mengetahui ketersediaan kapal berbendera nasional sesuai kebutuhan sebelum pengajuan izin operasi kapal asing sesuai dengan amanat Inpres 5 dan Kepmen 71/2005 Pasal 3 Ayat 2.